Es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Con esta se distinguen las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes.
La matriz de Eisenhower también se conoce como la matriz de gestión del tiempo, la caja de Eisenhower y la matriz urgente-importante. Esta herramienta te ayuda a dividir tus tareas en cuatro categorías: las tareas que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.
¿Cuál es la diferencia entre lo urgente y lo importante?
Urgente
Significa que una tarea requiere atención inmediata. Estas son las tareas pendientes que se deben hacer ‘aquí y ahora’.
Importante
Las tareas importantes son las que contribuyen a una misión, valores u objetivos a largo plazo. A veces, las tareas importantes también son urgentes, pero normalmente esto no es así.
Ventajas y desventajas de la matriz de Eisenhower
Ventajas
- Permite identificar cuáles actividades de tu día a día se pueden delegar a otro miembro de tu equipo, o incluso eliminar del todo.
- Facilita organizar el momento para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de tu área, tu empresa o tu negocio en general.
- Es una buena aliada para evitar las horas extra de trabajo y para que el tiempo que inviertas sea de calidad.
Desventajas
- Te obliga a clasificar tus tareas en lo que urge y lo que no, que no siempre es tan sencillo como aparenta. Por lo tanto, te sugerimos tomar en cuenta tus fechas de entrega para no correr el riesgo de enviar al final algo que aunque parecía no tener importancia, sí tenía un límite temporal.
- Quien implemente la matriz de Eisenhower debe tener capacidad de liderazgo y discernimiento. Lo primero, para delegar tareas de forma eficiente; lo segundo, para identificar a los responsables de cada tarea.
- Cuando se involucran varios procesos o personas para la culminación de una tarea (que es común en procesos burocráticos, por ejemplo), la matriz no ayuda tanto porque el trabajo se estanca por cuestiones que no dependen de quien intenta utilizarla.
La matriz de decisión de Eisenhower
Es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Con esta se distinguen las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes.
La matriz de Eisenhower también se conoce como la matriz de gestión del tiempo, la caja de Eisenhower y la matriz urgente-importante. Esta herramienta te ayuda a dividir tus tareas en cuatro categorías: las tareas que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.
1. Urgente / Importante -> HACER
Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más.
2. No urgente / Importante -> PROGRAMAR
Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más.
3. Urgente / No importante. -> DELEGAR
Tareas que deben de realizarse, pero que no requieren tu conjunto de habilidades específicas.
4. No urgente / No importante.-> ELIMINAR
Son principalmente distracciones y tareas innecesarias
Pasos para realizar tu propia matriz Eisenhower
1. Establece tus cuadrantes
Entrar en consciencia que tus tareas se organizarán en 4 cuadrantes de prioridad: urgente, no urgente; importante, no importante. Debería verse más o menos así:
2. Clasifica tus tareas basándote en los cuadrantes
Haz un listado de tus tareas. Analiza qué es lo que debe hacerse (ahora mismo), planearse (en un tiempo determinado), delegarse (asignar a alguien del equipo) o eliminarse (no es significativo para el desempeño de tu trabajo).
3. Aprende a delegar
Delegar las responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad, estimula la confianza entre los equipos, se convierte en una forma de motivar y empoderar a tus colaboradores y te permite recibir retroalimentación.
4. Enfoca tus esfuerzos de manera efectiva
Una vez que ya sabes cuál tarea debe resolverse con rapidez y qué necesita más planeación, puedes concentrarte mejor, nivelar la presión y el estrés, y desarrollar cada tarea sin interrupciones o descuidos.
Esta matriz es clave para incrementar la productividad y contar con una gestión del tiempo que permita lograr un llegar al éxito en el día a día.
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